Kesalahan dalam pembukuan bisa berdampak serius, mulai dari keputusan bisnis yang salah hingga masalah dengan kantor pajak. Berikut adalah kesalahan-kesalahan yang paling sering kami temui saat menangani klien UMKM.
Mencampur Keuangan Pribadi dan Bisnis
Ini adalah kesalahan nomor satu dan paling merusak. Ketika uang bisnis dan pribadi mengalir dari rekening yang sama, Anda tidak akan pernah tahu kondisi keuangan bisnis yang sebenarnya.
Solusinya sederhana: buka rekening terpisah untuk bisnis. Semua pemasukan bisnis masuk ke rekening bisnis, semua pengeluaran bisnis keluar dari rekening bisnis. Kebutuhan pribadi dibayar melalui “gaji” yang Anda tetapkan untuk diri sendiri.
Tidak Menyimpan Bukti Transaksi
Nota pembelian dibuang, struk transfer tidak disimpan, invoice hanya ada di chat WhatsApp. Tanpa bukti transaksi, pembukuan Anda tidak bisa diverifikasi. Kalau suatu saat ada pemeriksaan pajak, Anda akan kesulitan membuktikan transaksi yang tercatat di pembukuan.
Biasakan menyimpan semua bukti transaksi, baik fisik maupun digital. Foto nota dan struk dengan ponsel sebagai cadangan. Buat folder digital yang terorganisir per bulan.
Mencatat Terlambat
Menunda pencatatan transaksi adalah kebiasaan yang berbahaya. Semakin lama jeda antara transaksi dan pencatatan, semakin besar kemungkinan ada yang terlewat atau salah catat. Detail-detail kecil yang penting bisa terlupakan.
Idealnya, transaksi dicatat di hari yang sama. Kalau tidak memungkinkan, setidaknya lakukan pencatatan secara mingguan, bukan menumpuknya sampai akhir bulan.
Tidak Memisahkan Jenis Pengeluaran
Semua pengeluaran dicatat dengan keterangan “biaya operasional” tanpa rincian lebih lanjut. Akibatnya, Anda tidak bisa menganalisis pos pengeluaran mana yang terbesar atau mana yang bisa dihemat.
Buat kategori pengeluaran yang jelas: bahan baku, gaji, sewa, utilitas, transportasi, pemasaran, dan seterusnya. Kategorisasi ini akan sangat berguna saat menyusun laporan keuangan dan perencanaan anggaran.
Mengabaikan Piutang
Barang sudah dikirim, invoice sudah diterbitkan, tapi tidak ada catatan kapan jatuh tempo dan siapa saja yang belum membayar. Piutang yang tidak dipantau bisa menumpuk dan mengganggu arus kas.
Buat daftar piutang yang mencatat nama pelanggan, jumlah, tanggal invoice, dan tanggal jatuh tempo. Tinjau secara mingguan dan segera tindak lanjuti piutang yang melewati jatuh tempo.
Tidak Melakukan Rekonsiliasi
Banyak UMKM yang tidak pernah mencocokkan catatan internal dengan mutasi bank. Padahal, tanpa rekonsiliasi, Anda tidak tahu apakah ada transaksi yang terlewat catat, tercatat ganda, atau ada selisih yang perlu ditelusuri.
Lakukan rekonsiliasi bank minimal sebulan sekali. Proses ini tidak memakan waktu lama tapi manfaatnya sangat besar untuk menjaga akurasi pembukuan.
Menganggap Pembukuan Bisa Dikerjakan Nanti
Ini mungkin kesalahan terbesar: menunda memulai pembukuan sampai bisnis “sudah besar”. Kenyataannya, semakin awal Anda mulai, semakin mudah prosesnya. Membangun kebiasaan pembukuan yang baik dari awal jauh lebih mudah daripada merapikan catatan yang sudah berantakan bertahun-tahun.
Kalau Anda mengenali beberapa kesalahan di atas dalam bisnis Anda, tidak perlu panik. BukuBeres bisa membantu merapikan pembukuan yang sudah ada sekaligus membangun sistem pencatatan yang rapi ke depannya.